考研咨询邮件无回复站在收件人的角度去思考,原因不言自明-8点…(2023己更新)

在考研这件事上,信息不对称是影响考生选择的重要因素之一。为了尽可能得到更多详细信息,确保自己做出的是最佳选择,许多考研人都会向理想高校发送咨询邮件。然而这些邮件很多都石沉大海,有去无回。

为何邮件得不到回复的情况很普遍?如果考研人能站在邮件收件人的角度思考一下,就能知道原委。难以得到回复的邮件大概可以分成6种情况,我将逐一为大家说明。

01邮件标题过长被忽略

不论是考研咨询还是调剂咨询,各位考生都是将邮件发送到学校、学院或导师的公共邮箱。公共邮箱就意味着里面的邮件非常多,除了垃圾邮件、广告邮件,还有友好院校或单位组织发来的联络邮件,项目关联方发来的沟通邮件,其他各种类型的工作邮件、工作应聘咨询邮件,以及目的跟你一样且数量庞大的咨询邮件。

这些邮件每天少则几十封,多则上百封,邮箱总是塞得满满当当。然而高校并没有设置专职的“邮件处理岗位”,也就是说没有老师的工作是专职处理回复邮件。因此,回复邮件的人大概率都是负责学生工作的老师,但他们并不一定是固定的某位。而且处理邮件只会占据他们日常工作的极少时间。

如果你的邮件没有在标题显示页面就展现“鹤立鸡群”的能力,就很有可能被忽略。

学生们使用率最高的是模板化长标题,如:“关于报考贵校xx专业研究生相关问题的咨询”。这样的标题本身是没有问题的,但绝大多数的邮件都是这种标题格式。一眼望去,清一色如此,甚至还会出现雷同。在邮件账号没有优势的时候,这种标题最容易被忽略。

出于对学生的责任心,一般情况下,处理邮件的老师看到关键词如“考研”、“调剂”、“报考”等,都会选择打开邮寄阅读一下。因此,我建议考生们使用“关键词模式”短标题,更为醒目。如“研究生考试、xx专业、调剂”或“考研!关于报考贵校xx专业研究生相关问题的咨询”。两种方式,我个人更推荐第一种,简单明确又突出。

02礼节过重,寒暄过多

收件人打开邮

件最怕的不是“突然的安静”,而是大段的寒暄。某些同学或许是出于对老师的尊重和敬畏心,也可能是为了展现自己的文字能力,总是在邮件中穿插各种各样的寒暄语句,礼节性描述和客套话。

尊重老师是应该的,保持最基本的师生礼节也是理所应当。但是过于繁冗就会产生阅读困难,无形中制造了沟通障碍。对于处理邮件的老师而言,客套话都是垃圾信息。将你的亮点和重点掩埋在垃圾堆里,这封邮件就无法达成使命。

让处理邮件的老师能够在快速阅读中抓出重点,又能保持适当的礼节,我建议大家使用“开头客套+核心重点+结尾客套”的模式。客套话请控制在三句之内,核心重点内容请言简意赅,分条列举。

03内容过多,信息轰炸

考生们迫切的心情是完全可以理解的,大家都希望能在一封邮件上充分地展示自己。但输出信息时也要考虑信息接收量,文采飞扬这种能力并不适合在咨询邮件里表现。

试想一下,如果阅读一封邮件需要1分钟,那么100封邮件仅是阅读就需要100分钟,若再加上撰写回信的时间,那就得好几百分钟。我前面讲过并没有一个老师是专职处理回复邮件的,因此1分钟内看不完的邮件就视为过长。毕竟这是一个咨询邮件并不是学术讨论。

撰写此类邮件,不建议大家使用大量的描写性语句,尽量做到言简意赅,重点突出,能用一个词说明的就坚决不用一句话。放弃华丽的辞藻和浮夸的言语,将与核心内容关联性最大的信息强势展现即可。

调剂咨询的邮件我建议将个人主要成绩在邮件正文中进行排序罗列,含金量和等级最高的成绩应放在最前面(其他成绩略写即可)。“我因XX原因,无法得到一志愿学校复试,希望能得到调剂”这种话其实大可不必。所有参加调剂的考生不会有第二种原因的。最大限度利用邮件版面,拿出成绩和优势,直接表达调剂请求就好。

04问题过多

有些同学的咨询邮件堪称“问题修罗场”——八大问题,一次问完。这种携带问题清单的邮件一般都难以得到回信。处理邮件的老师若要解答全部问题可能会写上一篇小作文。与其写作文回复一个人,倒不如简短回复5个人,受益面更广。

而且有的问题老师也无法解答。公共邮箱对应的是学院层面(导师邮件除外),这个层面是来自各科系的信息汇总,能回答的就是公共问题和概况。具体到某个老师的细节,某个科系的教学方式等就无法回答。问题问对人也很重要

各位同学在撰写咨询邮件之前,先动手搜索一下相关信息。大多数问题其实考生们都可以在高校的官方网站或官方自媒体找到答案。重点问题或个人问题再通过邮件进行咨询,建议问题数量不要超过3个。

05附件多被系统拦截

这种情况大多数发生在考研调剂类的咨询邮件,学生们会上传一些获奖证书或者成绩单照片作为参考附件。但是带有附件的邮件有时候会被系统自动拦截而进入垃圾邮件箱。处理邮件的老师打开垃圾邮箱的可能性几乎为0。

其实咨询类邮件并不涉及成绩或证书真伪的查询。就算是需要查验成绩,也绝不可能是通过照片,一定会要求提供原件。除了个别赛事证书,常规成绩如四六级成绩,老师们都比较清楚,邮件中直接写明分数即可。因此,在邮件里以附件形式提供成绩或证书照片的意义不大,反而有可能被拦截。需要咨询调剂的同学们,可以在邮件正文中说明相关成绩,最后标明“若有需要,可提供成绩单原件”即可。

06为什么不打电话?

这一句是收件老师的心声。打字回复需要10分钟的事,电话里只要1分钟就能说清楚。而且有的问题并非三言两语就能解释,电话沟通反而更有效。有的同学可能害怕与老师直接沟通,但是老师们每日都与学生打交道,都很平易近人。学生打电话咨询的问题只要能解答,都是知无不言,言无不尽的。如果同学们对老师的品德都没有一点把握,那又为何选择该校作为你的理想学校?

打电话沟通是一种“双赢”的办法。电话咨询后,若有需要再发邮件进行确认,做好“双保险”,岂不更好?

考研也算是考生们人生中的大事。越是重要的事就越要想办法得到尽可能准确的第一手信息。获取信息和确认信息也是一种能力。

咨询考研,我建议各位考生打电话;咨询调剂,我建议各位先发邮件获得导师回复,再打电话咨询细节。

不论是发邮件还是打电话,首先要学会换位思考,这个环节很重要,常常都会得到事半功倍的效果。所有的词句都应为达成目的服务,不论是说还是写,问到答案才是核心。

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